Geautomatiseerde Email Sequentie met n8n & Notion

Het Probleem

Handmatig leads opvolgen is tijdrovend en foutgevoelig. Je vergeet follow-ups, stuurt dubbele emails, of overschrijdt de dagelijkse verzendlimiet van je email accounts. Het resultaat: gemiste kansen en slechte deliverability.

[IMAGE: Screenshot van overvolle inbox of spreadsheet met leads - het "voor" plaatje]

De Oplossing

Een volledig geautomatiseerd email sequentie systeem gebouwd met n8n en Notion dat:

Slim capaciteitsbeheer

• Berekent automatisch hoeveel emails er vandaag verstuurd mogen worden
• Houdt rekening met email warm-up limieten per account
• Prioriteert follow-ups boven nieuwe leads

5-Staps Email Sequentie

• Email 1: Eerste contact
• Email 2-5: Automatische follow-ups na X dagen
• Elke email heeft een eigen template per sector

Automatische Sender Rotatie

• Roteert tussen meerdere email accounts
• Voorkomt dat één account overbelast wordt
• Verbetert deliverability en voorkomt spam flags

Notion als CRM

• Alle leads beheerd in Notion database
• Status tracking (responded, not interested, invalid email)
• Automatische updates na elke verstuurde email

Dagelijkse Rapportage

• Ontvangt elke ochtend een samenvatting
• Overzicht van capaciteit en geplande emails
• Volledige transparantie over de campagne

Technische Details

Workflow Architectuur

  [Schedule Trigger]
          |
          v
  [Notion: Haal Leads]
          |
          v
  [Bereken Capaciteit]
          |
          v
  [Groepeer per Email Stap]
          |
     +----|----+----+----+
     v    v    v    v    v
   [E1] [E2] [E3] [E4] [E5]
     |    |    |    |    |
     +----+----+----+----+
          |
          v
  [Sender Rotatie]
          |
          v
  [Verstuur Email]
          |
          v
  [Update Notion]
          |
          v
  [Stuur Rapport]

Hoe Het Werkt

Stap 1: Trigger & Data Ophalen De workflow start dagelijks op een vast tijdstip. Eerst worden alle actieve leads uit Notion opgehaald, samen met de email warm-up configuratie.

Stap 2: Capaciteit Berekenen Het systeem berekent hoeveel emails er vandaag verstuurd mogen worden op basis van de warm-up limieten van alle gekoppelde email accounts.

Stap 3: Leads Groeperen Elke lead wordt ingedeeld bij de juiste email stap (1 t/m 5) op basis van wanneer de laatste email is verstuurd en hoeveel dagen er sindsdien zijn verstreken.

Stap 4: Emails Versturen Per email stap worden de leads verwerkt. Het systeem selecteert automatisch een beschikbare sender, verstuurt de email via Outlook, en werkt de lead status bij in Notion.

Stap 5: Rapportage Na afloop ontvang je een samenvatting met het aantal verstuurde emails per stap, de resterende capaciteit, en eventuele errors.

Resultaten

• 4+ uur per week bespaard aan handmatige opvolging
• 100% follow-up rate - geen lead wordt vergeten
• Verbeterde deliverability door sender rotatie
• Hogere response rate door consistente timing

Voor Wie Is Dit?

Dit systeem is ideaal voor:

• Sales teams die koude acquisitie doen
• Freelancers die leads willen opvolgen
• Agencies met meerdere outreach campagnes
• Startups die hun sales willen automatiseren

Wil je dit ook?

Ik bouw dit soort automatiseringen op maat. Of het nu gaat om email sequences, lead capture, of complete sales funnels - binnen 2 weken draait jouw systeem.